Efektywna praca to marzenie każdego menedżera, jednak nie zawsze udaje się je spełnić. Wiele zależy bowiem od indywidualnych predyspozycji pracowników oraz samego przełożonego, który koordynuje wykonywane przez nich zadania. W naszym artykule podpowiadamy, jak pracować efektywnie.
Spis treści:
- Zarządzanie czasem a efektywna praca
- Ustalanie priorytetów
- Efektywna praca to sztuka wyboru
- Jak pracować efektywnie? Elastyczność w pracy
- Prokrastynacja, czyli odkładanie zadań na potem
Zarządzanie czasem a efektywna praca
Zarządzanie czasem to dziś niezwykle pożądana umiejętność. Żyjemy w ciągłym biegu. Nasza lista obowiązków zdaje się nie mieć końca. Wielu z nas odczuwa frustrację związaną z tym, że nie udało się zrealizować wielu zadań. Tymczasem zarządzanie czasem umożliwia efektywną pracę. Osoby, które posiadły tę umiejętność, może nie zrealizują wszystkich obowiązków ze swojej listy, ale z pewnością zrobią to, co najważniejsze w danym momencie. Pamiętajmy o tym, że czas to dziś cenny zasób, który jest bardzo ograniczony. Siłą rzeczy, gdy poświęcamy go na jedną czynność, może go zabraknąć na drugą. Ponadto warto pamiętać, że każdy ma własne tempo pracy, dlatego też zarządzanie czasem należy dopasować do siebie.
Zdjęcie autorstwa fauxels z Pexels
Ustalanie priorytetów
Zarządzanie czasem w praktyce sprowadza się do tego, że potrafimy z długiej listy obowiązków do zrealizowania wybrać te, które z naszego punktu widzenia odgrywają kluczową rolę. Poszczególne zadania można uszeregować, nadając im rangę. Niektóre sprawy mogą poczekać dzień lub dwa. Inne muszą zostać zrobione od razu, bo jutro będzie na nie za późno. Ustalanie priorytetów często wiąże się z konieczności rezygnacji z pewnych aktywności. Np. od pewnego czasu chcemy posegregować dokumenty na naszym dysku, ale gdy musimy gasić kolejny pożar w pracy, ta czynność musi poczekać. Każdy z nas ma inny styl pracy. W związku z tym zadania o najwyższym priorytecie można zacząć realizować na trzy sposoby. Niektórzy zaczynają od tego, co najtrudniejsze, ponieważ rano mają najwięcej energii do działania, nie brakuje im też kreatywności. Drudzy muszą się rozbudzić, dlatego z samego rana robią to, co przysparza im najmniej trudności. Dopiero gdy się rozkręcą, przechodzą do trudniejszych zadań. Istnieje jeszcze trzecia szkoła. Efektywna praca często wiąże się z jej właściwą organizacją. Czasem pewne zadania warto zblokować, ponieważ dzięki temu możemy zaoszczędzić sporo czasu. Np. najpierw odpisujemy na wszystkie maile, później segregujemy wszystkie dokumenty. Przeplatając te czynności, często marnujemy czas, który jest potrzebny na przestawienie myślenia na nowe tory.
Zdjęcie autorstwa Andrea Piacquadio z Pexels
Efektywna praca to sztuka wyboru
Efektywna praca to tak naprawdę sztuka wyboru. Muszę umieć wskazać, które rzeczy są dla mnie najważniejsze i to od nich zacząć. Czasem trzeba poświęcić inne zadania, które wydają się ciekawsze, bardziej rozwijające, ale nie są tak istotne jak nasze priorytety. Nie ma w tym nic oryginalnego. Np. możesz mieć ochotę przygotować kolejny reportaż, tymczasem jednak musisz pilnie obrobić zdjęcia z sesji ślubnej, ponieważ mija termin ich oddania. Nigdy nie da się zrobić wszystkiego, bo doba ma tylko 24 godziny. Wiele z nas marnotrawi czas, który można by poświęcić na pracę czy pasję, na rozmyślanie, od czego by tu zacząć. Im więcej się głowisz, tym więcej cennego czasu przecieka ci między palcami.
Jak pracować efektywnie? Elastyczność w pracy
Planowanie dnia pracy jest bardzo ważne. Dzięki temu wiesz, jakie czynności musisz wykonać. Możesz też nakreślić sobie ich kolejność. To wszystko ułatwia przejście do konkretnego działania. Niestety, czasem zdarzają się rzeczy nieoczekiwane, które wybijają nas z rytmu pracy. Niestety, czasem jakaś drobnostka potrafi sprawić, że nasz cały plan bierze w łeb. W związku z tym bardzo ważna jest elastyczność w pracy. Dzięki temu, że umiemy się pogodzić z nagłą zmianą, nie ogarnia nas bezradność.
Prokrastynacja, czyli odkładanie zadań na potem
Nie ma w tym nic oryginalnego, że pewne zadania ciągle odkładamy na później. Może to być spotkanie z teściową, wizyta w banku w celu uaktualnienia danych etc. To zjawisko nazywa się prokrastynacja. Niestety, jest dużo bardziej rozpowszechnione, niż byśmy tego chcieli. Jeśli prokrastynacja dotyka również ciebie, zastanów się, dlaczego tak bardzo chcesz odłożyć jakąś czynność na potem. W przypadku wizyty w banku może przemawiać przez ciebie niechęć do sytuacji formalnych i stania w kolejkach. Nie każdy z nas czuje się bezpiecznie, gdy ma coś załatwić drogą formalną. Procedury bywają skomplikowane, jeden źle złożony podpis może nas drogo kosztować. Na dodatek przychodzimy do banku z jednym problemem, a pracownik obsługi klienta zamiast go rozwiązać, zaczyna nam wciskać kredyt. Zastanów się, co da ci załatwienie danej sprawy. W przypadku aktualizacji danych w banku może to być zwiększenie bezpieczeństwa twoich finansów. Może zatem nie warto odkładać tej wizyty na później, podczas rozmowy z pracownikiem postawić na asetywność, czyli życzliwą odmowę, gdy zostanie ci zaproponowany kredyt, którego nie potrzebujesz?
